Qu’est-ce qu’une lettre recommandée électronique ?

Une lettre recommandée électronique est une version numérique d’une lettre recommandée au format papier. Elle peut être employée dans les mêmes situations que sa version papier. Par exemple, elle est obligatoire pour la notification d’une sanction disciplinaire à un employé, la résiliation d’un bail d’habitation ou la demande de renouvellement d’un bail commercial. Elle est facultative, mais conseillée, pour des lettres de rappel de loyers impayés, de pensions alimentaires non versées ou de promesses d’embauche.

L’utilisation de LRE ne représentait que 4% des près de 200 Millions de recommandés envoyés par an en 2021. Toutefois, l’augmentation du prix et la lenteur de la version papier laisse supposer que son utilisation est désormais bien plus grande.

Il est important de noter que seuls les prestataires de services de confiance qualifiés sont autorisés à fournir le service de lettre recommandée électronique. Vous pouvez trouver la liste des 5 prestataires sur le site de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

Cette confiance repose notamment sur la conformité ou non de la solution par rapport aux normes e-IDAS comme c’est d’ailleurs le cas pour la signature électronique.

Et pour les avocats ?

La Lettre Recommandée Électronique (LRE) est applicable dans toutes les situations qui exigent l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cela s’applique pour une simple notification, une mise en demeure, l’envoi d’un projet de convention de divorce à un client ou une assignation auprès d’un Tribunal. Elle offre donc la possibilité d’envoyer une variété de courriers officiels, couramment produits par les cabinets d’avocats.

En conséquence, la LRE peut devenir un outil essentiel pour tous les cabinets et de plus en plus d’avocats l’ont choisie et adoptée.

Quelle est la valeur juridique d’un recommandé électronique ?

Pour être juridiquement valable, l’envoi d’une lettre recommandée électronique doit remplir trois conditions essentielles :

• Le prestataire chargé de l’acheminement est responsable de l’authentification du destinataire et de l’expéditeur.
• Les dates d’expédition et de réception de la lettre doivent être garanties et vérifiables.
• Si le destinataire n’est pas un professionnel, son consentement préalable est nécessaire. En cas de refus, l’expéditeur doit envoyer la lettre au format papier.

Différents niveaux de recommandés électroniques

Par ailleurs, plusieurs niveaux de “recommandé” sont souvent proposés. Tous n’ont pas la même valeur selon l’objectif de l’envoi.

Depuis le 4 juillet 2020 et conformément au décret 2020-834 du 2 juillet 2020, les règles suivantes s’appliquent :

• Lettre Recommandée Électronique qualifiée (LRE)

Dans les situations où les textes législatifs ou réglementaires exigent une communication par lettre recommandée, qu’elle soit physique ou électronique, il est désormais obligatoire d’envoyer une Lettre Recommandée Électronique qualifiée (LRE) (conformément à l’article 44 du règlement eIDAS), sauf si l’envoi est effectué en vertu de la loi du 10 juillet 1965 régissant les copropriétés.

C’est pour cela par exemple qu’un notaire demandera l’envoie d’une Lettre recommandée électronique qualifiée en matière de divorce.

• Envoi Recommandé Électronique simple (ERE)

En revanche, il est dorénavant possible d’utiliser un Envoi Recommandé Électronique simple (ERE) (en accord avec l’article 43 du règlement eIDAS) lorsque les textes législatifs ou réglementaires ne spécifient pas le mode de communication ou qu’ils autorisent tous les moyens d’envoi. Cela s’applique par exemple à une mise en demeure.

Quels sont les avantages de la LRE ?

La Lettre Recommandée Électronique (LRE) est particulièrement adaptée aux besoins des avocats et présente divers avantages :

1. Elle est respectueuse de l’environnement, car elle n’implique ni impression de documents ni envoi postal. C’est donc un choix idéal pour les cabinets qui souhaitent adopter une approche écoresponsable.
2. Elle est pratique car elle élimine la nécessité de déplacements. Elle peut être envoyée depuis n’importe quel endroit et à tout moment. Il suffit d’avoir un ordinateur, un smartphone ou une tablette avec une connexion Internet pour envoyer facilement une LRE.
3. Elle est rapide, car elle est quasiment instantanée comme c’est le cas d’un e-mail. Cela permet de gagner un temps précieux et de respecter les délais plus facilement.
4. L’utilisation de la version électronique est moins chère que sa version papier. C’est de l’ordre de 2 à 4 fois moins cher selon la solution choisie.

Comment fonctionne la Lettre Recommandée Électronique ?

L’expéditeur de la lettre recommandée électronique choisit un opérateur sur une plateforme en ligne qui s’occupe de son acheminement. Il dépose ensuite sa lettre sur cette plateforme, remplit un formulaire et effectue le paiement de l’acheminement via un site sécurisé.

Avant l’envoi, l’opérateur informe le destinataire par e-mail de l’arrivée imminente de la lettre recommandée électronique sans révéler l’identité de l’expéditeur. L’identité de l’expéditeur n’est révélée qu’après que le destinataire a accepté de recevoir la lettre.

L’opérateur notifie également au destinataire qu’il peut accepter ou refuser la lettre recommandée électronique dans un délai de 15 jours à compter du lendemain de cette notification.

L’opérateur chargé de l’acheminement fournit à l’expéditeur une preuve du dépôt de sa lettre par e-mail. Le prestataire doit par ailleurs conserver cette preuve pendant au moins un an. L’expéditeur peut télécharger cette preuve pendant cette période de 12 mois.

Si le destinataire n’est pas un professionnel, il a la possibilité de refuser le format électronique et de demander la version papier. Si le destinataire accepte, il est invité à se connecter sur la plateforme pour prendre connaissance de son recommandé.

Si l’expéditeur demande un accusé de réception, l’opérateur informe l’expéditeur de l’acceptation ou du refus du destinataire et fournit une preuve par e-mail. Ce mail précisera la date et l’heure de l’acceptation ou du refus.

Comment envoyer des lettres recommandées électroniques ?

De nombreux sites permettent d’envoyer des LRE. Pour faciliter vos recherches, voici une liste des prestataires qualifiés par l’ANSSI et conformes aux différentes normes légales (article 100 du Code des Postes et des Communications Électroniques et article 44 du règlement eIDAS) :

AR24 :

AR24 est une filiale du Groupe La Poste est le leader sur le marché français. Cette solution a notamment été prévue pour les avocats puisque vous pouvez y accéder grâce à votre Clé avocat.

Tarifs : Pour l’envoi d’un courrier LRE, c’est 3,49€HT ou 4,19€ TTC. Des offres selon le volume d’envois par an sont disponibles avec un système de crédits. Cela permet de faire entre 5 et 10 % d’économies par courrier envoyé selon la formule choisie.

Le logiciel pour avocat Septeo intègre d’ailleurs ce service de recommandés parmi ses outils.

LetReco :

Solution de l’éditeur français Equisign, LetReco offre une expérience rapide et efficace avec une réception immédiate via une adresse e-mail, une taille d’envoi jusqu’à 250 Mo pour les pièces jointes et la possibilité d’envoyer divers types de fichiers. Il inclut un carnet d’adresses pour faciliter les envois et un historique des envois avec traçabilité. Par ailleurs, toutes les solutions sont dotées d’un accusé de réception (A/R) qui garantit leur valeur probante.
Letreco permet également l’intégration de son service à vos outils personnels par le biais d’API.

Tarifs : pour une LRE qualifiée, comptez 3€ HT par courrier. Comme pour AR24, le prix peut diminuer selon le nombre d’envois par an.

E-velop :

L’envoi d’une lettre recommandée électronique via E-velop offre une solution rapide et sécurisée. L’envoi s’effectue en seulement 45 secondes et vous réalisez des économies immédiates sur les dépenses de courrier. Grâce à l’accusé de réception, vous avez la garantie d’un suivi complet jusqu’à la réception par le destinataire.

Tarifs : non précisé

Tessi Post :

Tessi Post permet l’horodatage, un accusé de réception électronique et une signature électronique via un certificat RGS**/eIDAS. Il assure une protection renforcée grâce à une identification rigoureuse de l’expéditeur et du destinataire. Il prévoit également un archivage électronique certifié ISO 27001. Enfin, vous pouvez suivre en temps réel la réception de vos lettres recommandées électroniques (LRE).
La remise des documents se fait par un scanner inclus dans une application mobile de Tessi.
En cas de courriers non réclamés, non ditribués ou d’adresses numériques non distribuables, un service de reprise en filière postale est prévu par Tessi.

Tarifs: non précisé

En conclusion, l’utilisation de la version électronique de la lettre recommandée est un moyen de gagner du temps et de l’argent avec la garantie que vous respectez les normes de confidentialité et de sécurité nécessaires.

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Sources :

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31463#:~:text=Une%20lettre%20recommand%C3%A9e%20au%20format%20%C3%A9lectronique%20est%20la%20version%20d%C3%A9mat%C3%A9rialis%C3%A9e,que%20celle%20en%20version%20papier

https://www.docaposte.com/solutions/recommandes-electroniques

https://www.letreco.fr/valeur-juridique-lettre-recommandee-en-ligne/

https://www.ssi.gouv.fr/uploads/liste-produits-et-services-qualifies.pdf

https://www.solutions-numeriques.com/dossiers/la-lettre-recommandee