Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une méthode permettant d’authentifier numériquement un document, un fichier ou une transaction en ligne. Elle est utilisée pour garantir l’intégrité, l’origine et l’identité de l’auteur ou du signataire d’un document électronique, tout comme une signature manuscrite le fait pour un document papier. Cependant, une signature électronique est créée à l’aide de techniques de cryptographie et de sécurité informatique plutôt qu’avec un stylo sur du papier. La signature électronique requiert un support numérique comme un ordinateur ou un smartphone et un logiciel adapté à cette action. Le logiciel jouera ainsi le rôle d’un tiers de confiance. Vous trouverez plus bas un comparatif des différentes solutions existantes.

Il existe différents niveaux de signatures électroniques, allant des signatures simples basées sur une image de signature aux signatures avancées basées sur des certificats numériques émis par des autorités de certification. On parle ainsi de signature électronique “simple” ou “qualifiée”.

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique permet de signer électroniquement un document mais aussi d’envoyer un document à signer.

Comment signer un document ?

Si vous recevez une demande de signature par mail ou sms, un lien vous invitant à découvrir les documents vous sera proposé. Vous pourrez alors voir le document à signer et le nom de la personne qui en fait la demande. Si vous acceptez, il faudra ensuite vous identifier. L’identification sera plus ou moins complexe selon le niveau de qualification de la signature électronique.

Comment envoyer un document à faire signer ?

• Vous téléchargez les documents que vous désirez faire signer.
• Vous saisissez les coordonnées des personnes qui doivent signer, notamment leur numéro de téléphone portable.
• Vous les invitez à signer électroniquement.
• Chaque signataire reçoit une notification par e-mail pour effectuer la signature, accompagnée d’un code de sécurité envoyé par SMS pour garantir l’authenticité de la signature.
• Une fois le document signé, vous serez alors alerté par mail ou pourrez suivre le statut de l’envoi sur la plateforme de signature électronique choisie. Un certificat d’achèvement ou un dossier de preuve vous sera alors envoyé dans lesquels vous trouverez notamment les éléments suivants : adresse IP, horodatage, etc…Cela pourra s’avérer utile en cas de litige ultérieur.

Quel est l’intérêt de la signature électronique pour les avocats ?

Voici les points clés à retenir :

Authentification :

Une signature électronique permet de vérifier l’identité de la personne ou de l’entité qui l’a apposée. Cela garantit que le signataire est bien celui qu’il prétend être.

Intégrité :

Une signature électronique protège le contenu du document contre toute altération. Si le document est modifié après avoir été signé, la signature électronique devient invalide.

Non-répudiation :

Une fois qu’une personne a apposé sa signature électronique sur un document, elle ne peut pas nier plus tard avoir signé le document. Cela renforce la validité légale de la signature.

Sécurité :

Les signatures électroniques utilisent des algorithmes de cryptographie pour garantir la sécurité et la confidentialité des données. Les clés de signature sont généralement protégées de manière à empêcher toute utilisation non autorisée.

Quels logiciels choisir pour utiliser une signature électronique ?

Il est possible d’utiliser la “Clé avocat” fournie par le CNB (pour 162€ TTC) pour signer électroniquement des documents. En effet, la clé RPVA permet d’accéder à un réseau informatique sécurisé et donc d’envoyer et d’échanger des documents en toute sécurité.
Toutefois de nombreux logiciels permettent également cela.

Voici une liste non exhaustive de logiciels pour avocats qui répondent aux normes de sécurités et de confidentialités présentées plus bas :

Lex-community :

Cette solution de signature électronique est gratuite et proposée par l’éditeur français Lex-Persona. Tous les niveaux de qualifications sont disponibles. Cette option est donc adaptée à la profession d’avocat et à leurs clients. Vous pouvez demander la signature de plusieurs personnes. Les documents sont ensuite archivés.

LiveConsent :

Il s’agit d’une solution Française qui disposent de 3 formules possibles. Un essai gratuit pendant 15 jours est également proposé.

Prix : 

• Starter : 8€/mois – adaptée pour 6 envois par mois.
• Business : 15€ par mois – adaptée pour 12 envois par mois
• Entreprise : 22€ par mois – adaptée pour 20 envois par mois et accessible pour tous les collaborateurs.

Il est possible d’acheter des packs de crédits si nécessaire.

Yousign :

C’est une solution de signature électronique française. Ce site propose différents forfaits afin de bénéficier ou non d’un nombre illimité de signatures.

Prix : 

• À partir de 9€/mois HT pour 10 signatures par mois depuis leur interface.
• À partir de 25€/mois HT pour des signatures illimités et un service de signatures électroniques intégré à vos outils personnels.

Un essai de 14 jours est disponible.

DocuSign :

C’est le leader de la signature électronique dans le monde. C’est une solution américaine. Cette solution est accessible aussi bien sur smartphone que sur ordinateur ce qui peut s’avérer pratique.

Prix :

• À partir de 8€/mois pour le premier forfait qui permet de signer et d’envoyer 5 documents par mois.
• D’autres forfaits à 20 ou 38€ par mois sont aussi proposés afin d’accéder à davantage de fonctionnalités et à un nombre illimité de documents à signer .

Signaturit :

Solution espagnole, il s’agit d’un des leaders européens. Différents forfaits sont également proposés et le nombre de signatures électroniques semble également plus ou moins limité.

Prix :

Les prix sont plus élevés et peuvent inclure d’autres fonctionnalités comme l’envoi de recommandés électroniques par exemple.

• Comptez 30€/mois minimum pour 5 envois par mois
• 50€/mois pour 20 signatures par mois et davantage de fonctionnalités.
• Un forfait personnalisé est également proposé mais se fait sur devis.

Un essai gratuit de 7 jours est par ailleurs possible.

Quelles sont les normes relatives à l’utilisation des signatures électroniques ?

Pour garantir la sécurité de l’avocat ou de ses clients, la signature électronique est encadrée et doit répondre à certaines exigences.

Parmi ces exigences, le logiciel ou moyen de signer électroniquement un document doit être conforme au Référentiel général de sécurité (RGS). Il doit aussi être conforme aux articles 1366 et 1367 du code civil sur le plan national et au certificat eIDAS au niveau de l’Union Européenne. Ces normes permettent également de garantir une valeur légale à la signature électronique.

De quoi s’agit-il ? Le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques, communément désigné sous le nom d’eIDAS, a été instauré dans afin d’uniformiser les réglementations relatives à l’identité numérique au sein de l’Union européenne. Son objectif principal était de simplifier la création d’un marché unique numérique tout en renforçant la confiance dans les transactions électroniques.

En conclusion, la signature électronique est un moyen simple et rapide pour signer vos documents. Il faut tout de même vérifier que le logiciel choisi est conforme avec les normes de sécurité et de confidentialité. Cette solution peut très bien être gratuite mais elle peut aussi être payante dès lors qu’elle est associée à d’autres fonctionnalités.