Être avocat et faire du télétravail : c’est compatible ?

La profession d’avocat et le télétravail ?

Lorsqu’on est avocat, il n’est pas possible, à proprement parler, de faire du télétravail. En effet, plusieurs conditions doivent être réunies pour être considéré comme télétravailleur, la première étant le salariat.

Le télétravail va alors principalement concerner le secteur privé et être principalement mis en place pour ceux qui travaillent grâce à des technologies de l’information et de la communication. Pour les avocats, comme d’autres indépendants ou professions libérales exerçant à leur compte, on va davantage parler de “travail à domicile”.

L’exception de la collaboration libérale ?

Un cabinet d’avocats et un collaborateur libéral peuvent convenir ensemble que le travail sera effectué à distance. Une clause dans le contrat de collaboration ou un avenant au contrat devra préciser les modalités pratiques du télétravail.

De manière générale, le travail à domicile d’un collaborateur indépendant ne sera possible qu’avec la garantie :

• du respect des règles relatives au secret professionnel ;
• d’une connexion sécurisée qui permettra de communiquer par internet ;
• de la sécurité des dossiers qui devraient quitter le cabinet.

Même s’il travaille à distance, le collaborateur devra bénéficier des moyens du cabinet pour traiter les dossiers de sa clientèle personnelle, notamment l’accès à une salle de réunion.

Pourquoi opter pour le télétravail lorsqu’on est avocat ?

Pourquoi le télétravail ?

Au-delà d’une simple organisation de son temps de travail, plusieurs raisons peuvent amener un avocat à se tourner vers le travail à domicile.

Voici deux exemples de situations pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de faire du télétravail :

• un simple imprévu, par exemple un impératif familial comme la nécessité de garder votre enfant à la maison ;
• un cas de force majeure, comme par exemple le confinement à domicile causé par l’épidémie de coronavirus (Covid-19) en 2020.

Face à ces situations qui viennent bouleverser le quotidien, il n’est parfois pas possible de rester travailler dans son bureau habituel et les solutions comme les espaces de coworking ne sont pas non plus une possibilité. Le télétravail s’impose alors comme une solution, bien qu’il ne soit pas dénué de contraintes pour le métier d’avocat.

Comment assurer le suivi client en télétravail ?

En effet, en tant qu’avocat, vous êtes notamment amené tous les jours à :

• travailler avec d’autres avocats, associés ou collaborateurs, et votre secrétariat si vous en avez un ;
• effectuer des rendez-vous avec vos clients existants et de nouveaux clients qui aimeraient faire appel à vous ;
• consulter les dossiers papier de vos affaires en cours ;
• être présent lors d’audiences.

Adapter ces tâches du quotidien au télétravail n’est cependant pas toujours facile, et c’est là que nous pouvons vous aider.

Nos conseils pour travailler efficacement de chez vous ?

Sans surprise, être contraint de travailler à distance va rendre ces tâches plus compliquées, voire impossibles. Une bonne préparation et une organisation suffisante peuvent cependant vous aider pour continuer de gérer vos affaires en cours et communiquer efficacement avec vos clients.

Utilisez et préparez les bons outils de travail ?

Pour protéger votre relation client et optimiser le travail à distance avec vos confrères, il est indispensable d’utiliser les bons outils à votre disposition. En effet, avoir recours au télétravail s’accompagne de quelques problématiques de logistique incontournables.

Bien entendu, vous aurez besoin d’un ordinateur pour travailler. Il sera difficile de vous contenter de votre téléphone portable pour traiter vos dossiers en cours. Si vous disposez d’un ordinateur professionnel, emportez-le chez vous.

Parce que le télétravail se démocratise et que l’usage des outils digitaux pour tous les professionnels devient courant, n’hésitez pas à adopter certains outils pour augmenter votre efficacité.

Les outils de communication pour vos échanges clients ?

Les moyens de communication à la disposition des avocats sont désormais nombreux, qu’il s’agisse d’interagir avec des collègues ou avec ses clients. Téléphone, emails, applications… Le télétravail peut être l’occasion de sortir de votre zone de confort et d’adopter de nouveaux services de messagerie, tout en veillant à la sécurité des échanges avec vos clients.

Pour votre travail en collaboration : les outils de partage ?

L’échange de documents et autres types de contenus peut s’avérer indispensable dans votre activité, qu’il s’agisse des pièces d’un dossier qu’un client veuille vous transmettre ou de fichiers de travail (écrits, tableaux, etc.) que vous devez utiliser à plusieurs.

Avec l’avènement du cloud, de nombreux outils de stockage en ligne sont apparus. Ils proposent de manière simple de transférer et de consulter de manière sécurisée de documents sur Internet. Certaines solutions, comme Google Drive, sont accompagnées d’une suite de logiciels de bureautique gratuits qui permettent de travailler directement sur les fichiers stockés. D’autres outils existent pour des transferts de fichiers volumineux.

Pour vos rendez-vous à distance : la visioconférence ?

De plus en plus populaires, les échanges en visioconférence sont un moyen de conserver un contact humain, même lorsqu’on ne peut pas se trouver dans la même pièce. Grâce à une simple webcam (désormais présente dans la plupart des ordinateurs portables), il est possible d’être filmé en vidéo et de voir ses interlocuteurs en direct.

La plupart des outils actuellement sur le marché permettent des visioconférences avec plusieurs personnes, en faisant une solution intéressante pour le travail avec votre équipe tout comme des rendez-vous en ligne avec vos clients.

Sécurisez votre connexion avec un VPN ?

Un VPN, qu’est-ce que c’est ? VPN signifie Virtual Private Network, ou Réseau virtuel privé en français. Concrètement, il s’agit d’un système permettant de créer un lien direct entre des ordinateurs distants. Ce réseau privé va isoler les échanges des ordinateurs du reste du trafic se déroulant sur des réseaux publics, ce qui les sécurise.

Pourquoi utiliser un VPN ? Tout simplement parce que les données échangées entre deux appareils via votre VPN seront cryptés, non-lisibles et non déchiffrables par un tiers. Ainsi, vous sécurisez vos données, celles de votre cabinet et celles de vos clients. Vous restez à l’abri des hackers et des programmes informatiques malveillants.

Allergique à la technologie ou un peu perdu au milieu de ces outils digitaux, faites vous conseiller par un expert ou faites vos recherches sur internet. Retrouvez par exemple le comparatif VPN du Journal du Geek, qui détaille également les prix de chaque outil comparé.

Ne mélangez pas le travail et le plaisir ?

Pour assurer la sécurité de votre ordinateur de travail et donc celles de vos données, il est important de ne pas utiliser vos outils de travail dans le cadre de votre vie privée. Évitez ainsi de vous rendre sur vos réseaux sociaux personnels ou de faire du shopping en ligne.

Gardez à l’esprit que l’utilisation de services personnels sur vos appareils de travail peut générer des conflits avec votre environnement de travail et les services que vous utilisez. Par exemple, un copier-coller mal avisé d’éléments soumis au secret professionnel peut avoir des conséquences importantes du point de vue de votre déontologie, mais également concernant la protection des données personnelles de vos collaborateurs et/ou clients.

Pensez également à limiter l’accès à votre ordinateur professionnel des membres de votre famille, en particulier les plus jeunes. Les enfants peuvent plus facilement télécharger des programmes malveillants sur votre appareil sans s’en rendre compte et en compromettre la sécurité. Cela peut avoir des conséquences sur la sécurité informatique de votre réseau ou de celui de votre cabinet.

Organisez bien votre temps de travail ?

Quelle est l’organisation optimale ?

C’est la clé pour travailler de manière efficace lorsque vous vous trouvez chez vous : l’organisation. Au-delà des distractions évidentes qui vont ponctuer votre journée (les enfants à occuper, une machine à étendre ou la télévision de l’autre côté de la pièce), il est crucial de structurer votre temps de travail.

Être en télétravail va naturellement briser votre routine habituelle. Il est donc important de :

• commencer votre journée à la même heure que d’habitude ;
• conserver une pause déjeuner pour aérer votre temps de travail ;
• savoir s’arrêter en fin de journée, pour ne pas laisser le travail déborder sur votre vie personnelle.

Déjà difficile de manière générale pour les avocats, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est crucial lorsqu’il s’agit de travailler à domicile. Imposez-vous une heure pour fermer vos dossiers et votre ordinateur, et passer à autre chose.

Pensez à utiliser votre agenda pour organiser votre journée, voire votre semaine, avec des plages horaires dédiées à des tâches précises. En donnant de la structure à votre travail, vous vous assurez ainsi de ne pas vous sentir dépassé.

Comment gérer votre clientèle pendant le télétravail ?

Vous avez peur de l’image que vous pouvez renvoyer à vos clients en optant pour le télétravail ? Notre conseil est de voir le travail à distance comme une opportunité de montrer votre professionnalisme. C’est notamment le cas lorsque le télétravail est une contrainte, par exemple dans le cadre du confinement lié à l’épidémie de coronavirus en 2020.

Profitez de ce moment pour communiquer à vos clients que même en situation de télétravail, vous restez disponible et à l’écoute. Expliquez également les moyens technique que vous mettez en place pour assurer le suivi de leur dossier (visioconférence, téléconférence, etc.).

En faisant preuve de transparence et en montrant que vous êtes en plein contrôle de la situation, vous êtes assuré de dégager une image positive. En conséquence, la qualité du bouche à oreille dont vous bénéficiez ne pourra que s’améliorer et on vous recommandera à de futurs clients.

Le télétravail chez les avocats, c’est fréquent ?

Travailler de chez soi, c’est finalement quelque chose d’assez courant chez les avocats. Bien souvent, il ne s’agit pas nécessairement de journées de travail déménagées à domicile, mais souvent de temps de travail qui “déborde” le soir (ou le week-end).

Une étude réalisée par le Village de la justice en 2011 révélait que le télétravail était déjà très fréquent chez les avocats. En effet, 58% d’entre eux le pratiquaient parfois ou souvent à l’époque. Une tendance qui s’est probablement accentuée depuis.